Retencja i usuwanie danych
Retencja to okres, przez który przechowujemy zapisy rozmów i zgłoszenia z formularza kontaktowego sklepu. Po jego upływie system może je trwale usunąć — jeśli włączysz automatyczne usuwanie. Ta strona wyjaśnia, co i jak długo trzymamy, jak działa usuwanie oraz jak zrealizować wniosek klienta.
Zgodność z RODO — zakładka Retencja. Dane przykładowe (demo).
Okresy retencji
Zapisy rozmów (transkrypcje i wyniki) oraz zgłoszenia z formularza kontaktowego
sklepu są objęte okresem retencji. Ustawienia znajdziesz w
Panel → Prywatność, w zakładce Retencja (Polityka retencji danych).
Panel dzieli się na dwie części:
- Ustawienia retencji — przełącznik Automatyczne usuwanie starych danych decyduje, czy system ma samodzielnie kasować dane, które przekroczyły wyznaczony okres. Domyślnie jest wyłączony — dopóki go nie włączysz, żadne dane nie są usuwane automatycznie. Poniżej ustawiasz liczbę dni dla zapisów rozmów (wartość początkowa 90) i dla zgłoszeń z formularza.
- Audyt danych — podsumowanie bieżących wartości z formularza.
Gdy automatyczne usuwanie jest włączone, dane po upływie okresu są trwale usuwane — bez konieczności ręcznego działania z Twojej strony. System nie anonimizuje danych: nie ma trybu, który zachowałby statystyki bez danych osobowych. Usunięcie kasuje rekord w całości.
Wnioski klientów
Z poziomu Panel → Prywatność obsłużysz dwa najważniejsze prawa:
- Prawo dostępu (kopia danych) — utwórz wniosek; system przygotuje plik z danymi klienta, a Ty śledzisz status i pobierasz gotowy plik. Kopia obejmuje dane przechowywane w CallBotAgent: zapisy rozmów (transkrypcje i wyniki), zgłoszenia z formularza kontaktowego, historię zgód oraz zamówienia i profil klienta pobrane ze sklepu.
- Prawo do usunięcia — utwórz wniosek o usunięcie; przed wykonaniem potwierdzasz operację. Usunięcie obejmuje tylko dane przechowywane w CallBotAgent — dane w Twoim sklepie i u operatora płatności usuwasz osobno. Wpis wniosku i dziennik audytu zostają jako dowód realizacji.
Odpowiedz klientowi w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku.
Dla sklepów PrestaShop automatyczna obsługa wniosków o kopię i usunięcie danych jest w przygotowaniu — napisz do pomocy, zrealizujemy wniosek ręcznie.
Co zostaje po usunięciu
Część danych może pozostać, jeśli wymagają tego przepisy — na przykład dane niezbędne do rozliczeń i faktur przechowuje się przez okres wynikający z obowiązków księgowych, niezależnie od żądania usunięcia danych marketingowych czy rozmów. Usunięcie danych klienta nie kasuje wystawionych faktur.
Odpowiedzialność prawna należy do Ciebie. Jako administrator danych swoich klientów odpowiadasz za zgodność zbierania zgód, obsługę żądań i okresy przechowywania z obowiązującym prawem (w tym RODO). Ustawienia w panelu są narzędziem — nie zastępują konsultacji prawnej. W razie wątpliwości co do zakresu retencji lub usunięcia skonsultuj się z prawnikiem.